Office Manager FR/EN

  • Employment Type
    Full Time
  • Category
    Office Admin & Business Support
  • External Reference
    A1H7R00000XISWHQAN
  • Location
    Luxembourg

Client Description:

Nous recrutons pour l'un de nos clients, une société d'investissements, un candidat capable d'occuper le poste d'Office Manager.


Responsibilities:

  • Assurer toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’activité à Luxembourg :
    • secrétariat,
    • accueil téléphonique et physique,
    • gestion des agendas des dirigeants, organisation des déplacements,
    • communication avec les correspondants…
  • Classer/Archiver, organiser et suivre les dossiers en cours ;
  • Assurer la liaison et la logistique entre les entités et les correspondants à Luxembourg et à l’étranger ;
  • Assurer la mise à jour des bases de données ;
  • Assurer l’émission de la facturation (quittancement, honoraires, …) ;
  • Assurer le suivi et la saisie des encaissements, relance des impayés ;
  • Préparer les dossiers pour le paiement des factures fournisseurs ;
  • Suivre la trésorerie de la société par rapprochement bancaire ;
  • Assurer l’interface avec les prestataires de la société (fiduciaires, avocats, …) ;
  • Assurer la logistique et le bon fonctionnement en termes d’approvisionnement du site en fournitures.



Candidate Profile:

  • Vous avez une formation de type secrétariat ou assistanat de préférence
  • Vous avez une première expérience administrative (minimum 1-2 ans)
  • Vous êtes discret(e), ponctuelle et fiable
  • Vous êtes flexible en termes d’horaires
  • Vous souhaitez rejoindre une structure familiale de taille restreinte
  • Vous avez une bonne maîtrise de la suite MS Office, principalement Excel et Word
  • Vous êtes francophone et vous avez d’excellentes qualités rédactionnelles
  • Vous maîtrisez le français et l'anglais
  • Vous êtes à l’aise avec l’informatique et les outils de communication
  • Vous êtes disponible immédiatement 

Il s'agit d'une mission de contrat de travail temporaire basée à Luxembourg-Ville.